Policy di Cesvor per l’uso responsabile e trasparente dell’intelligenza artificiale

1. Finalità della policy
Cesvor utilizza alcuni sistemi di intelligenza artificiale come strumenti di supporto alle proprie attività professionali, di consulenza, ricerca, progettazione e formazione.
La presente policy descrive i principi adottati da Cesvor per assicurare che tali strumenti siano utilizzati in modo responsabile, trasparente, sicuro e coerente con la normativa applicabile, con gli obblighi professionali e con gli impegni di riservatezza assunti nei confronti dei clienti.
La policy si applica al personale, ai consulenti, ai collaboratori e a chiunque utilizzi sistemi di intelligenza artificiale nello svolgimento di attività per conto di Cesvor.

2. Principio generale: l’intelligenza artificiale è uno strumento di supporto
Cesvor utilizza l’intelligenza artificiale esclusivamente per attività strumentali e di supporto.
L’intelligenza artificiale non sostituisce:
• la competenza del consulente;
• l’analisi del contesto;
• il confronto con il cliente;
• la valutazione delle evidenze;
• il giudizio tecnico e professionale;
• l’assunzione di responsabilità sul risultato finale.
Il lavoro intellettuale, la verifica dei contenuti e la responsabilità della prestazione restano sempre in capo ai professionisti Cesvor.

3. Sistemi utilizzati
Cesvor può utilizzare sistemi generativi di uso generale, quali, a titolo esemplificativo, ChatGPT di OpenAI, nonché altri strumenti digitali dotati di funzionalità di intelligenza artificiale preventivamente valutati e autorizzati.
Gli strumenti sono selezionati tenendo conto:
• delle finalità di utilizzo;
• delle impostazioni disponibili per la tutela dei dati;
• delle condizioni contrattuali del fornitore;
• delle misure di sicurezza;
• della possibilità di controllare la conservazione e il riutilizzo dei contenuti;
• della natura delle informazioni che possono essere trattate.
Non è consentito ai consulenti utilizzare, per attività Cesvor, sistemi di intelligenza artificiale non autorizzati quando l’attività riguarda documenti aziendali, informazioni dei clienti o contenuti professionali riservati.

4. Utilizzi consentiti
L’intelligenza artificiale può essere impiegata, sotto la supervisione di un professionista, per attività quali:
• organizzare la struttura preliminare di relazioni, offerte, procedure e materiali formativi;
• predisporre prime bozze di testi, presentazioni, schemi, tabelle, checklist o casi didattici;
• migliorare la chiarezza, la leggibilità o la coerenza formale di un documento;
• supportare la ricerca e il confronto di fonti tecniche, scientifiche e normative;
• sintetizzare materiali privi di dati personali;
• analizzare dati aggregati o effettivamente anonimizzati;
• supportare la progettazione di attività formative, esercitazioni e strumenti di verifica;
• individuare ipotesi, alternative o domande da approfondire mediante la successiva valutazione del consulente.

Alcuni esempi
L’intelligenza artificiale può aiutare il consulente a predisporre una prima struttura di una relazione tecnica, individuando i temi da esaminare e proponendo una possibile organizzazione dei contenuti. La relazione viene successivamente sviluppata, verificata e approvata dal professionista Cesvor.
L’intelligenza artificiale può inoltre supportare la progettazione di un corso, proponendo una prima bozza di slide, esercitazioni o casi da discutere. Il consulente seleziona, modifica e valida i materiali sulla base degli obiettivi formativi, del contesto organizzativo e delle caratteristiche dei partecipanti.

5. Utilizzi esclusi
Cesvor non utilizza sistemi di intelligenza artificiale per:
• prendere autonomamente decisioni riguardanti persone;
• selezionare o valutare candidati e lavoratori;
• attribuire giudizi individuali sulle prestazioni, sull’affidabilità o sui comportamenti;
• valutare automaticamente l’idoneità professionale, lavorativa o formativa di una persona;
• formulare diagnosi mediche o psicologiche;
• attribuire responsabilità individuali nell’ambito di infortuni, incidenti o non conformità;
• assumere decisioni relative alla salute e sicurezza sul lavoro;
• approvare automaticamente valutazioni dei rischi, piani di intervento o raccomandazioni;
• certificare automaticamente il superamento di un percorso formativo;
• effettuare profilazioni individuali;
• riconoscere o dedurre emozioni, stati mentali o condizioni psicologiche attraverso voce, volto, immagini o altri dati biometrici;
• produrre contenuti falsi, ingannevoli o presentati come evidenze reali;
• generare riferimenti normativi, scientifici o bibliografici senza una successiva verifica.
L’intelligenza artificiale non è quindi utilizzata come decisore, valutatore autonomo o sostituto del professionista.

6. Dati personali
Cesvor non inserisce nei sistemi di intelligenza artificiale generativa dati personali o informazioni che consentano di identificare, direttamente o indirettamente, una persona.
Non vengono quindi comunicati ai sistemi di intelligenza artificiale, a titolo esemplificativo:
• nomi e cognomi;
• indirizzi, recapiti o altri elementi identificativi;
• dati relativi alla salute;
• informazioni psicologiche;
• risposte individuali a questionari o interviste;
• informazioni sul rapporto di lavoro;
• giudizi, contestazioni o provvedimenti disciplinari;
• dati relativi a infortuni o incidenti che consentano di identificare le persone coinvolte;
• informazioni sindacali;
• immagini, registrazioni vocali o filmati identificabili;
• curriculum o profili individuali;
• credenziali, codici personali o numeri identificativi.
Quando un documento contiene dati personali, esso non viene sottoposto a sistemi di intelligenza artificiale oppure viene preventivamente trasformato in modo da eliminare gli elementi che rendono le persone identificabili.
La semplice cancellazione del nome non è considerata sufficiente quando la persona può essere riconosciuta attraverso la mansione, la sede, la data dell’evento, le circostanze descritte o la combinazione di altre informazioni.
Cesvor può utilizzare dati aggregati o effettivamente anonimizzati, quando non sia ragionevolmente possibile risalire alle persone interessate.
La presente regola riguarda il trattamento mediante sistemi di intelligenza artificiale. Gli eventuali trattamenti di dati personali normalmente necessari per l’esecuzione degli incarichi professionali continuano a essere disciplinati dalle informative privacy, dagli accordi contrattuali e dalla normativa applicabile.

7. Riservatezza e informazioni dei clienti
Anche quando non contengono dati personali, i documenti dei clienti possono comprendere informazioni tecniche, organizzative, economiche o commerciali riservate.
Cesvor applica pertanto i principi di necessità e minimizzazione:
• vengono utilizzate soltanto le informazioni strettamente necessarie;
• vengono eliminati, ove possibile, il nome del cliente, i riferimenti ai siti e gli altri elementi non necessari;
• non vengono inseriti contenuti sottoposti a specifici divieti contrattuali;
• non vengono utilizzate informazioni coperte da segreti industriali o commerciali quando ciò non sia espressamente consentito;
• vengono rispettati gli accordi di riservatezza e le istruzioni ricevute dal cliente.
Qualora un contratto o una policy del cliente vieti o limiti l’utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale, tali indicazioni prevalgono sulle regole generali della presente policy.

8. Controllo e responsabilità umana
Ogni contenuto prodotto con il supporto dell’intelligenza artificiale deve essere sottoposto a un controllo umano proporzionato alla sua rilevanza.
Il professionista incaricato verifica, secondo il caso:
• la correttezza dei fatti;
• l’attendibilità e l’effettiva esistenza delle fonti;
• l’aggiornamento delle norme e degli standard citati;
• la correttezza dei calcoli e delle formule;
• la coerenza delle conclusioni con i dati disponibili;
• l’assenza di informazioni inventate;
• l’appropriatezza delle raccomandazioni;
• il rispetto della riservatezza;
• l’assenza di formulazioni discriminatorie o lesive;
• la coerenza con il mandato ricevuto dal cliente.
Il consulente deve essere in grado di modificare, respingere o non utilizzare il risultato prodotto dal sistema.
Nessun documento viene consegnato al cliente per il solo fatto di essere stato generato dall’intelligenza artificiale. Il documento diventa un prodotto professionale Cesvor soltanto dopo la revisione e l’approvazione da parte di un professionista competente.
Cesvor assume la responsabilità dei contenuti professionali consegnati al cliente, indipendentemente dagli strumenti utilizzati per supportarne la preparazione.

9. Verifica delle fonti
I risultati prodotti dall’intelligenza artificiale non sono considerati, di per sé, fonti attendibili.
Quando vengono richiamate norme, pubblicazioni scientifiche, dati statistici, standard tecnici o altre fonti esterne, il consulente deve verificarne:
• l’esistenza;
• la provenienza;
• la pertinenza;
• la data;
• la versione vigente;
• la corretta interpretazione.
Le fonti rilevanti devono essere consultate direttamente, privilegiando testi normativi ufficiali, standard applicabili, pubblicazioni scientifiche originali e documenti provenienti da enti qualificati.

10. Trasparenza verso i clienti
Cesvor informa i propri clienti dell’utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale a supporto delle attività professionali.
L’informazione viene resa attraverso la presente policy, mediante comunicazioni ai clienti e, quando opportuno, all’interno delle offerte, degli incarichi o dei documenti consegnati.
L’informazione deve chiarire almeno che:
• l’intelligenza artificiale è utilizzata esclusivamente come supporto;
• il giudizio professionale rimane umano;
• non vengono affidate all’intelligenza artificiale decisioni riguardanti persone;
• non vengono inseriti nei sistemi dati personali identificabili;
• i risultati sono verificati e validati dai professionisti Cesvor;
• Cesvor mantiene la responsabilità della prestazione.
Quando la natura di un incarico richiede condizioni più restrittive, Cesvor concorda con il cliente le modalità applicabili.

11. Obblighi dei consulenti e dei collaboratori
Chi opera per conto di Cesvor è tenuto a:
• conoscere e rispettare la presente policy;
• utilizzare esclusivamente strumenti autorizzati;
• non inserire dati personali nei sistemi di intelligenza artificiale;
• proteggere le informazioni riservate dei clienti;
• verificare gli output prima di utilizzarli;
• non delegare decisioni professionali al sistema;
• segnalare tempestivamente errori, utilizzi impropri o possibili violazioni;
• mantenere un adeguato livello di conoscenza delle opportunità, dei limiti e dei rischi dell’intelligenza artificiale.
In caso di dubbio sulla possibilità di utilizzare uno strumento o un documento, il consulente deve sospendere l’utilizzo e confrontarsi preventivamente con Cesvor.

12. Aggiornamento della policy
La presente policy viene riesaminata periodicamente e aggiornata in relazione:
• all’evoluzione della normativa;
• alle indicazioni delle autorità competenti;
• alle caratteristiche dei sistemi utilizzati;
• all’esperienza maturata da Cesvor;
• all’introduzione di nuovi servizi o modalità di utilizzo.
La versione aggiornata è pubblicata sul sito Cesvor.

13. Riferimenti essenziali
La policy è stata predisposta tenendo conto, in particolare, di:
• Regolamento UE 2024/1689 sull’intelligenza artificiale – AI Act;
• Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali – GDPR;
• Legge 23 settembre 2025, n. 132, recante disposizioni e deleghe al Governo in materia di intelligenza artificiale;
• obblighi professionali, contrattuali e di riservatezza applicabili alle attività svolte da Cesvor.
Per chiarimenti sull’applicazione della presente policy è possibile contattare Cesvor attraverso i recapiti pubblicati sul sito www.cesvor.com