PRENDERE DECISIONI IN GRUPPO NEL CONTESTO ORGANIZZATIVO

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Dividere o condividere il lavoro? 

Lavorare in gruppo è un’attività molto presente nei contesti organizzativi odierni. I gruppi aziendali sono passati dalla divisione alla condivisione del lavoro da svolgere, in un’ottica di maggiore collaborazione e partecipazione tra i colleghi. Le aziende utilizzano il gruppo come sistema adattivo alle continue richieste di flessibilità e cambiamento derivanti dal mondo esterno.

Tutte le organizzazioni che sono riuscite a mantenere una condizione stabile o di crescita della produttività sono accomunate da un’opinione condivisa circa l’importanza della quantità e qualità delle relazioni interpersonali, sulle quali hanno effettuato un lavoro approfondito soprattutto per quel che concerne il decision making process di gruppo.

La tutela di questo aspetto, solitamente trascurato in quanto considerato di poca importanza, può invece apportare un cambiamento significativo al contesto organizzativo.

Intervenire sul gruppo significa agire sui suoi processi di gestione delle dinamiche di lavoro interne, come quella di decision making di cui si parla nel caso di successo trattato in questa sezione.

Le condizioni di continuo cambiamento del contesto impongono una maggiore velocità al gruppo di lavoro anche nel decision making process.

Le prime riflessioni teoriche sul decision making process hanno contribuito alla creazione del “modello matematico della scelta” secondo cui ad ogni problema era collegata una univoca e precisa risposta che l’uomo poteva evincere attraverso la propria logica e razionalità. Il modello matematico, però, presentava evidenti limiti legati alla lentezza di elaborazione della risposta e alla limitatezza delle capacità umane che non sempre permettono di raggiungere la scelta ottimale, soprattutto durante fenomeni sociali come quelli affrontati dal gruppo di lavoro.

Successive riflessioni sul decision making process hanno considerato i fattori ambientali come possibili elementi influenzatori durante il processo di scelta, soprattutto nelle situazioni a carattere sociale. Il contesto va quindi ad agire sul decision making process, che nel gruppo può cambiare a seconda del tipo di compito affrontato, il numero di partecipanti, gli strumenti a disposizione, il livello di conoscenza degli argomenti, ecc.

Il gruppo di lavoro può e deve quindi essere formato sulle tecniche migliori da adottare per gestire nel modo più funzionale possibile il decision making process.

Il caso aziendale

Settore: Elettronica e Comunicazione

Dipendenti: 500

Tipo intervento: Formazione sul decision making process di gruppo

Metodologie: Questionari di autoriflessione, Analisi di casi, Produzione di autocasi

Risultati: Apprendimento di nuove e funzionali tecniche di decision making in gruppo

L’intervento di formazione sul decision making process di gruppo si è svolto presso una multinazionale del settore elettronica e comunicazione presente in Italia. In quel contesto si è ritenuto opportuno coinvolgere i project leader (product manager) in un percorso formativo riguardante il decision making, in quanto si manifestava l’esigenza di ottimizzare l’andamento dei progetti e le relazioni del gruppo di lavoro.

Gli obiettivi della formazione svolta sono stati:

• sviluppare comportamenti efficaci nella presa di decisioni in gruppo e in un contesto organizzativo di progetto, individuando punti di forza e di miglioramento nel decision making process;
• definire criteri di qualità della decisionee buone prassi, riesaminando alcuni casi di decisioni di gruppo avvenuti in passato. 

Fasi del processo

Per conoscere il contesto aziendale e analizzare i bisogni di formazione per lavorare in gruppo sono state effettuate delle interviste ad un campione di partecipanti e ai principali ruoli organizzativi interfaccia.

Successivamente, l’intervento è stato articolato in tre sessioni:

Prima sessione

• Applicare alcune tecniche alla presa di decisione individuale, esaminando gli aspetti più razionali del decision making. Si è fatto ciò attraverso analisi in sottogruppi di un caso di decisione individuale in un contesto organizzativo, discussione in plenaria e con una presentazione conclusiva.
• Produrre comportamenti di decision making utili nel lavoro in gruppo, analizzandone problemi, opportunità e tecniche; puntando alla qualità del decision making process e al suo risultato di gruppo; formando sulle tecniche di negoziazione e comunicazione più efficaci per la presa di decisione in gruppo. Per questo obiettivo sono state utilizzate analisi in plenaria del caso di decision making presentato nella sessione precedente, adattandolo per una situazione gruppale. E’ stato poi condotto un lavoro di riesamina delle simulazioni, prima in sottogruppi e poi in plenaria per la parte conclusiva.
• Definire alcuni ambiti di applicazione degli apprendimenti acquisiti, individuando alcune esperienze di decision making avvenute in passato come prototipi di apprendimento. Sono stati quindi creati dal gruppo degli autocasi, presentati successivamente per la parte didattica da svolgere a distanza.

Seconda sessione (a distanza):

• Riesaminare alcuni casi di decisione avvenuti in passato per definire criteri di qualità della decisione e buone prassi, attraverso l’applicazione di strumenti di diversa natura.

Terza sessione:

• Definire buone prassi nella presa di decisione, riesaminando gli esiti degli autocasi svolti a distanza. A tal fine è stato redatto dai sottogruppi un decalogo delle azioni virtuose da attuare nei casi di decision making process di gruppo.
• Valutare il percorso formativo, attraverso questionari di gradimento.

La realizzazione di questa azione formativa ha consentito di acquisire e mettere in pratica competenze pregiate che hanno aiutato nella conduzione di progetti e nella messa a punto di prassi di decision making condivise fra i diversi project manager.

La parte gestita a distanza nel periodo intercorrente fra le due sessioni in presenza ha consentito anche di definire criteri di qualità condivisi per le decisioni di gruppo da prendere nella conduzione dei progetti in azienda.