Migliorare la comunicazione interna sul tema della sicurezza

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Conosci i metodo giusti per comunicare in sicurezza?

Non è possibile non comunicare.

Comunicare significa far capire ad altri il nostro messaggio attraverso parole, immagini, gesti, ecc…
Questo si differenzia dal semplice parlare, in quanto chi parla non si preoccupa di colui che ascolta.

La comunicazione interpersonale è un processo indispensabile per il coordinamento, per la prestazione, per la sicurezza e il benessere. In ambiente lavorativo, così come nella vita di tutti i giorni, la trasmissione efficace di informazioni risulta un requisito fondamentale per il raggiungimento dell’eccellenza.

Un modo per leggere i processi comunicativi consiste nell’assimilare la comunicazione ad una trasmissione di informazioni.
Possiamo quindi individuare alcuni elementi del processo comunicativo:

• Emittente o fonte;
• Destinatario;
• Messaggio o segnale;
• Il Codice di lettura del messaggio (es. la lingua italiana);
• La Codifica o traduzione del codice;
• Il Canale di trasmissione del messaggio (es. un cavo di dati);
• Il Contesto;
• I Feedback o segnali di ritorno;

In termine di sicurezza sul lavoro, non possiamo permetterci il lusso di improvvisare un discorso, sperando che il nostro messaggio arrivi a destinazione. In situazioni difficili, è necessario avere una buona capacità di comunicazione: risulta fondamentale la creazione di un messaggio chiaro ed efficace che ci porti verso un obiettivo di sicurezza e prevenzione.

Così come nel mondo che ci circonda, anche nel mondo lavorativo il contesto sociale è diventato sempre più complesso, con conseguenze a livello di linguaggio e comunicazione; per questo è importante comprendere il contesto di riferimento in cui si agisce: le differenze fra i lavoratori (di genere, di ruolo, etniche, ecc..) devono essere tenute in considerazione quando si cerca di veicolare un’ importante informazione nel miglior modo possibile.

Nonostante la complicata rete comunicativa in cui ci troviamo a vivere, è possibile individuare ed elaborare dei modelli di comunicazione, utili in ambito di sicurezza sul lavoro che tengono in considerazioni dimensioni quali:

• Selezione dei processi di scambio
• Organizzazione delle informazioni
• Interpretazione del messaggio

Dal punto di vista legale, la costruzione di un circuito interno di informazione e comunicazione è una buona pratica organizzativa e viene applicata per norma di legge, nello specifico della sezione IV del decreto Legislativo 81/2008.

Il caso aziendale

Settore: Metalmeccanica ferroviaria

Dipendenti: 600

Tipo intervento: Valutazione e miglioramento della Comunicazione della Sicurezza

Metodologie: Analisi della Comunicazione Interna attraverso Bacheche HSE

Risultati: Miglioramento della Comunicazione Interna, Monitoraggio del fenomeno Infortunistico

È stata svolta un’attività di consulenza presso un’azienda privata del settore metalmeccanico riguardante un perfezionamento dei metodi di comunicazione sul tema della sicurezza.

A tal fine si è cercato di migliorare la comunicazione circa la sicurezza sul lavoro tramite l’affinamento di strumenti materiali (bacheche), il monitoraggio del fenomeno infortunistico e l’analisi degli incidenti. La struttura è sembrata già in partenza molto ben organizzata in ambito di comunicazione e sicurezza sul lavoro.

Obiettivi:

L’obiettivo dell’azienda era quello di individuare azioni per il miglioramento della comunicazione della sicurezza, in un contesto in cui il sistema di sicurezza era già gestito in maniera molto avanzata.

Fasi del processo:

• Analisi della situazione corrente:
  Sono state fatte alcune visite per rilevare la situazione presente in azienda e per elaborare eventuali interventi successivi.
  Gli aspetti osservati sono i seguenti:

1. Analisi della comunicazione interna attraverso la bacheca HSE:
   È stato riportato che è in atto una razionalizzazione delle bacheche, nell’ambito della quale la posizione attuale della bacheca sarebbe già migliorata rispetto all’attuale.
2. Registrazioni e monitoraggio del fenomeno infortunistico:
   Il sistema di gestione della sicurezza è sembrato particolarmente ben strutturato, anche in virtù della certificazione OHSAS 18001, e delle direttive della Casa madre. Tuttavia, le registrazioni degli infortuni, degli incidenti e dei near miss, dei passaggi in infermeria, pur essendo molto efficaci e complete, sembrano manifestare alcune carenze dovute a un’insufficiente analisi delle cause.

• Elaborazione delle proposte e loro discussione
  Sulla base degli elementi raccolti sono state elaborate alcune proposte di miglioramento. In un incontro con RSPP e Direzione esse sono state presentate e discusse.

Miglioramento della comunicazione interna attraverso la bacheca.

Alcuni margini di miglioramento per la comunicazione interna attraverso la bacheca sembrano individuabili nei seguenti punti:

• Definizione di un segnale evidente che anche da una distanza di passaggio (alcuni metri) evidenzi quando il materiale esposto in bacheca è stato cambiato. Tale segnale potrebbe essere una fotografia, con una breve didascalia che fornisca un ritorno d’esperienza su un near miss o incidente accaduto (in altro stabilimento);

• Per un’ergonomia di lettura dei contenuti, è bene che ove esista un ordine preferenziale di lettura le pagine siano messe in ordine sinistra-destra e alto-basso (ricalcando le abitudini di lettura) e numerate;

• Occorre dare a questo processo uno statuto di “progetto”, esplicitando obiettivi, tempi, responsabilità, modalità di feedback; a tal proposito occorre quindi, in un ciclo di PDCA, cogliere qualche forma di feedback sull’efficacia e la qualità del prodotto, in modo da poterlo mettere a regime in un secondo tempo;

• Per quanto riguarda la definizione di obiettivi, occorre esplicitarli in modo preciso (cosa ci si attende dalla bacheca, dal punto di vista dell’azienda?), verificare in che modo essi sono complementare rispetto agli obiettivi di altri mezzi di comunicazione;

Per il monitoraggio del fenomeno infortunistico, sono ravvisabili alcuni margini di miglioramento:

• Indicatori di prestazione più sensibili, da individuare, ad esempio indici di capacità realizzativa nel campo della sicurezza, o di “compliance” del personale, o di fenomeni meno gravi rispetto all’infortunio, o ancora di affidabilità del fattore umano;

• Data la carente analisi delle cause nelle registrazioni degli infortuni, degli incidenti e near miss, dei passaggi in infermeria, sarebbe molto interessante avere a disposizione nel tempo delle statistiche riguardanti le cause, analizzate attraverso una procedura standard (ad esempio l’albero delle cause);

• In particolare il fenomeno dei passaggi in infermeria merita di essere preso in considerazione in quanto è ad oggi forse il miglior “serbatoio” di eventi negativi sui quali attivare delle riflessioni di miglioramento continuo;